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Introduction à Excel et ses fonctionnalités

Afin de vous introduire notre formation Excel, nous vous proposons cette petite introduction technique aux fonctionnalités du logiciel. Notre formation en E-learning ouverte dans toute la France fera de vous des utilisateurs confirmés d’Excel.

La suite Office offre différents logiciels bureautiques pour vous aider à mener vos opérations courantes. Au nombre de ceux-ci, se distingue Excel. En effet, Excel est un logiciel de calcul qui vous permet de faire de façon plus simple et automatisée vos calculs et vos analyses. En effet, selon Visionary Marketing, plus de 80 % des entreprises, ont recours à Excel pour leurs différents calculs.

Infinies sont les possibilités d’analyse de données avec Excel. Malheureusement, rares sont les personnes qui maîtrisent toutes les fonctionnalités qu’offre la dernière version de ce programme. Imaginez à quel point il serait profitable d’automatiser ses feuilles de calcul. La productivité serait multipliée. Il est donc essentiel de se faire former afin de savoir utiliser convenablement ce logiciel.

Guide sur la Formation Excel à distance : présenter et automatiser ses feuilles de calculs

Avec la création du tout premier modèle d’ordinateur au monde en 1941, les relations humaines ainsi que les codes de communication ont connu un énorme bouleversement. Avec la création des systèmes d’exploitation, nous en sommes arrivés à des outils de gestion de données très sophistiqués et performants. C’est dans ce même contexte que l’entreprise Microsoft, créateur du système d’exploitation Windows qui est présent sur près de 86,69 % des ordinateurs dans le monde (statistiques de NetMarketShare en mai 2020) a mis sur le marché un pack office de gestion de données. Ce dernier est composé de logiciels de gestion de bureautique, dont Microsoft Excel qui représente un tableur de calcul de données à grande échelle. Il contient pas moins de 150 différentes fonctions sur sa dernière mise à jour. Conscient de la complexité d’utilisation de cet outil, la société mère recommande d’effectuer la formation bureautique liée à cette application, afin d’avoir une prise en main optimale. Découvrez ici comment utiliser le tableur, et plus important encore comment automatiser vos différentes feuilles de calcul pour une utilisation optimale.

Présentation du tableur

Excel est un tableur qui permet d’effectuer la gestion des données. Cet outil a été développé par la société Microsoft avec plusieurs autres applications qui sont contenues dans le pack Office. Grâce notamment aux outils de gestion qui sont intégrés dans le logiciel, vous avez la capacité de procéder à plusieurs tâches à la fois dans la gestion des données.

Ce tableur a la capacité de gérer plus d’une centaine de milliers de données à la fois. Présentez vos données sous forme de tableaux (simples ou en utilisant les tableaux croisés dynamiques), de graphiques ou autres fonctionnalités disponibles. Vous y trouverez aussi des fonctions trigonométriques, des fonctions mathématiques, etc.

Les fonctions Excel de base

Les fonctions considérées comme de base dans le tableur sont celles qui sont le plus utilisées. Il s’agit de celles qui servent pour des calculs simples et qui permettent de facilité la présentation des données. Le tableau récapitulatif ci-après vous présente ces fonctions ainsi que leur description.

Fonctions

Description

SOMME

Utilisez cette fonction pour additionner les valeurs dans une cellule.

SI

Utilisez cette fonction pour renvoyer une valeur si une condition est vraie et une autre valeur si elle est fausse.

RECHERCHE

Utilisez cette fonction pour effectuer une recherche dans une ligne ou une colonne et renvoyer une valeur à partir de la même position dans une seconde

RECHERCHEV

Utilisez cette fonction pour rechercher des éléments dans une table ou une plage par ligne. Par exemple, vous pouvez rechercher le nom d’un employé à l’aide de son matricule ou rechercher son numéro de téléphone à l’aide de son nom (comme dans un annuaire téléphonique).

EQUIV

Utilisez cette fonction pour rechercher un élément dans une plage de cellules,

puis renvoyer la position relative de cet élément dans la plage. Par exemple, si

la plage A1:A3 contient les valeurs 5, 7 et 38, la formule =EQUIV(7;A1:A3;0)

renvoie le chiffre 2 étant donné que 7 est le deuxième élément dans la plage.

CHOISIR

Utilisez cette fonction pour sélectionner l’une des 254 valeurs possibles à partir

du rang d’index. Ainsi, si les arguments valeur1 à valeur7 représentent les jours

de la semaine, la fonction CHOISIR renvoie l’un de ces jours lorsqu’un nombre

compris entre 1 et 7 est utilisé en tant que no_index.

DATE

Utilisez cette fonction pour renvoyer le numéro de série séquentiel qui

représente une date particulière. Cette fonction est particulièrement utile lorsque

l’année, le mois et le jour sont présentés par formules ou références de cellules.

Par exemple, une feuille de calcul peut contenir des dates dans un format non

reconnu par Excel, tel que AAAAMMJJ.

Utilisez la fonction DATEDIF pour calculer le nombre de jours, de mois ou

d’années qui séparent deux dates

JOURS

Utilisez cette fonction pour renvoyer le nombre de jours qui séparent deux

dates.

TROUVE,

TROUVERB

Les fonctions TROUVE et TROUVERB recherchent une chaîne de texte au sein

d’une seconde chaîne de texte et renvoient le numéro de la position de départ de

la première chaîne de texte à partir du premier caractère de la seconde chaîne

de texte.

INDEX

Utilisez cette fonction pour renvoyer une valeur ou une référence à une valeur

provenant d’un tableau ou d’une plage.

Les fonctions Excel avancées

Les fonctions avancées du tableur regroupent toutes les autres catégories incluses dans le logiciel. Il s’agit des catégories de fonction suivantes :

  • Fonctions de compatibilité,
  • Fonctions Cube,
  • Fonctions de base de données,
  • Fonctions de date et d’heure,
  • Fonctions d’ingénierie,
  • Fonctions financières.

En plus de celles-ci, vous avez des fonctions qui permettent de traiter les informations, les fonctions logiques, les fonctions de recherches et de référence ainsi que des fonctions de texte et web. Le logiciel Excel vous permet aussi de faire les mathématiques à travers les fonctions trigonométriques et les fonctions statistiques. Enfin, vous pouvez utiliser cette application pour définir des fonctions avec des compléments.

Toutes ces fonctions représentent plus d’une centaine de combinaisons intégrées afin de permettre efficacement et de façon efficiente de gérer les données intégrées dans le tableur.

Le langage VBA dans Excel

Le programme VBA (Visual Basic for Application) est un logiciel programme créé et intégré à Microsoft Excel. Ce programme vous permet de réaliser des tâches répétitives sans grand effort grâce à quelques réglages que vous auriez fait au préalable.

À quoi sert le VBA ?

Le langage VBA est un code informatique qui vous permet d’enregistrer des tâches et d’en faire des exécutions automatiques. Ces codes que vous exécutez sont appelés Macros. Il s’agit d’une série d’instructions, mises sous forme de code et enregistrées dans le programme VBA. Vous convenez donc que VBA vous permet de réaliser et d’écrire vos propres programmes informatiques comme un pro et de les exécuter seul.

Cette tâche est la seule en plus des fonctions qui vous permettent d’automatiser toutes les feuilles que vous désirez dans votre classeur.

Comment créer une macro ?

Avant de créer votre toute première macro, il vous faudra installer le programme dans le tableur. Cela se fait dans l’onglet « Développeur » où vous allez devoir installer puis activer le programme VBA.

Retenez que le codage d’une Macro se fait dans un classeur et fait intervenir au moins deux feuilles différentes de celle-ci. Ainsi, dans la partie « Module », vous allez retrouver une feuille blanche sur laquelle figurent les noms des macros que vous désirez créer.
Vient ensuite l’étape de l’enregistrement où vous allez réaliser pas à pas et selon votre désir les différentes étapes de la tâche que vous souhaitez automatiser.

Les macros disposent d’enregistreurs qui permettent de garder en mémoire chacune des actions que vous effectuez afin de les reproduire et de parvenir au même résultat.
Faites cependant attention, car vous ne pouvez pas tout automatiser sur une feuille de calcul. Le rôle de la macro sera de vous aider à établir les tâches les plus complexes en un temps record et sur la base de données existantes.

Vous devez savoir que la macro ne pourra jamais entrer des données brutes à votre place dans une cellule ou sur une page. Elle pourra par contre reporter des données existantes depuis une autre cellule lorsque vous auriez créé les liaisons et effectué les référencements nécessaires.

Comment automatiser une feuille de calcul ?

L’automatisation d’une feuille de calcul passe obligatoirement par la maitrise des fonctions de base du tableur Excel ainsi que du programme VBA. Lorsque vous avez ces différents prérequis, quelques étapes supplémentaires sont indiquées, afin que votre opération puisse aboutir aux résultats espérés.

Etape 1

Cette étape est la plus simple de tout le processus. Elle consiste juste à ouvrir la feuille de calcul que vous souhaitez automatiser. Cette feuille devra être préalablement enregistrée sur une base de données afin de faciliter le traitement et d’éviter les pertes de données.

Etape 2

Une fois dans le classeur, cliquez sur l’onglet « développeur », puis sur  » Enregistrer une macro. À ce niveau, vous devez renommer votre macro à votre convenance en faisant attention à ne pas y ajouter d’espace. Cliquez ensuite sur « OK » puis l’enregistreur de macro commencera à enregistrer vos frappes au clavier et les clics de souris. Cliquez ensuite sur le bouton d’arrêt lorsque vous avez fini votre travail.

Etape 3

Exécutez votre macro en créant un raccourci sur la feuille ou en allant dans l’onglet « développeur » puis en activant la macro au nom précédemment choisi.

Voilà ainsi décrites les étapes nécessaires à l’automatisation de toute feuille de calcul dans le tableur Excel.

Combien coûte une formation

Une formation à la prise en main de Excel ainsi qu’à la maitrise de ses fonctions vous sera très utile afin de parvenir à une meilleure gestion de vos données et de vous permettre d’ajuster vos stratégies. Pour rappel, ce logiciel est grandement utilisé afin d’aider dans les prises de décision, de présenter des données statistiques à grandes échelles et de participer au réajustement des stratégies de gouvernance d’entreprise.

En fonction de vos besoins, vous trouverez des programmes de formation et de cours variés. Dans les centres de formation, trois modules sont généralement présents :

  • le module pour les débutants,
  • le module pour intermédiaire
  • et le module de perfectionnement.

Chaque module de formation embrasse un certain nombre d’aspects liés au tableur. Par ricochet les coûts liés à la formation seront variables en fonction du module choisi, du centre et de votre pouvoir de financement. Cependant, en faisant une analyse sommaire des offres disponibles sur le marché, vous en venez à définir le prix de la formation entre 150 euros et 3000 euros.

Maîtriser l’environnement de travail d’Excel

Dans Excel, les fichiers de travail sont appelés classeurs. Chaque classeur est constitué de feuilles de calcul. Vous pouvez en ajouter autant que vous voulez. Chaque feuille de calcul est composée de cellules. Ces cellules sont identifiées en fonction de leur position. Sur le plan horizontal, les positions sont nommées par des lettres majuscules (A, B, C, etc.).

En revanche sur le plan vertical, les positions sont indexées par des chiffres (1, 2, 3, etc.). Ainsi, la 1ère cellule de votre classeur se nommera A1. Celle à sa droite est la cellule A2. Les cellules sont donc bien individualisées et vous ne pouvez pas les confondre. Nous venons ainsi de décrire la zone d’édition. Cependant, vous devez savoir qu’il existe d’autres zones dans l’interface d’Excel. Il s’agit entre autres de la barre de titre, de la barre des onglets et du ruban.

Connaître les applications

Excel est utilisé pour des opérations de base telles que l’alignement de données, le tri de données et le traitement des données. L’alignement des données passe soit par la saisie, soit par l’importation des données.

Pour saisir vos données dans une cellule, il vous suffit de cliquer sur elle et d’entrer manuellement votre donnée. Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier pour rapidement faire passer vos données d’une cellule à une autre. En revanche pour l’importation de données, il faut avoir recours à une fonctionnalité disponible dans l’onglet Données.

Le tri et le traitement des données se font au moyen de formules. Vous pouvez utiliser les formules déjà intégrées et disponibles dans l’onglet Accueil ou en créer une nouvelle en fonction de l’opération désirée.

Avec les versions les plus récentes de ce logiciel, de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées permettant de faire bien plus. Il est possible depuis quelques années de visualiser les données de façon à saisir le comportement de(s) variable(s). C’est la visualisation à travers des graphiques. Vous pouvez également l’utiliser pour d’autres tâches comme le suivi de vos activités. L’utilisation n’est donc pas limitée à la manipulation de chiffres.

Utiliser les nouvelles fonctionnalités d’Excel

Les nouveautés de cette version permettent aux utilisateurs de Windows de bénéficier de fonctionnalités inédites. Pour certaines, il faudra que vous soyez un abonné Office 365 pour en profiter.

De nouveaux types de graphiques

Les graphiques sont essentiels pour une bonne visualisation des propriétés statistiques des données. Auparavant, l’onglet Insertion ne contenait que les graphiques de base. Ces derniers ont leur limite lorsqu’il s’agit de l’analyse de certaines propriétés. La mise à jour vers la version 2016 a inclus de nouveaux types de graphiques tels que les graphiques compartimentages, cascade, rayons de soleil, etc.

Obtention et transformation des données

Avant de réaliser votre analyse avec Excel, la plupart du temps, vous devez importer et adapter vos données. La nouvelle fonctionnalité disponible dans l’onglet Données’ vous permet de le faire en toute simplicité.

Prévisions en un clic

Sur Excel, il était possible de faire uniquement des prévisions linéaires. Une prise en compte des prévisions exponentielles s’avérait indispensable. La version 2 016 d’Excel intègre donc ces prévisions. Elles sont disponibles dans l’onglet ‘Données’ Un bouton spécial Feuille de prévision’y est présent. Pour réaliser vos prévisions dorénavant, vous n’avez qu’un seul clic à faire.

Génération de cartes 3D

Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée à l’onglet Insertion’ depuis la version 2016 : les cartes 3D. Cette fonctionnalité fait faire un véritable bond aux possibilités de représentation avec ce logiciel. Vous avez à votre disposition une option inédite de visualisation géospatiale en 3D.

Modèles financiers

Les modèles sont des fonctionnalités qui vous permettent de réaliser des tâches de façon entièrement automatisée. Au nombre des modèles existants, vous avez les modèles de financement comme Ma trésorerie et Analyse boursière. Ils facilitent de cette façon la comparaison de vos performances boursières et la définition de vos prix.

Modèle de calendrier à perspectives

C’est aussi un nouveau modèle disponible avec la version 2 016 d’Excel. Il vous permet de mieux suivre votre temps. En effet, avec ce modèle, vous pouvez faire afficher votre calendrier tel un tableau de bord et explorer vos données en toute aisance.

Améliorations liées aux tableaux croisés dynamiques

L’introduction de Power Pilot et des modèles de données sophistiquées dans la version d’Excel de 2013 a donné une autre dimension aux tableaux croisés. Cela permettait de faire des opérations sur des milliers de lignes en un simple tour de main. La version de 2016 connaît de nouvelles améliorations. Vous pouvez entre autres :

  • détecter automatiquement des relations entre les tables
  • créer, modifier et supprimer des mesures personnalisées
  • regrouper automatiquement les plages horaires

Vous pouvez également rechercher rapidement dans le tableau croisé dynamique et faire attribuer de façon intelligente un nom à vos tableaux.

Sélection multiple sur écran tactile

Vous pouvez sélectionner plusieurs éléments d’un segment en vous servant de l’interaction tactile.

Partage de classeurs par Power BI

La nouvelle fonctionnalité raccourci Power BI vous permet de partager aisément vos analyses avec d’autres personnes. Vous pouvez donc garder sur Power BI, vos feuilles de calcul mises en forme et générer des tableaux de bord et rapports interactifs.

Mise en forme rapide des formes

De nouveaux styles de formes ont été intégrés dans les styles de formes prédéfinis afin de faciliter le choix du style qui vous convient.

Insertion d’images avec l’orientation appropriée

Il est possible d’insérer des images dans le logiciel Excel. Le seul défaut à cette fonctionnalité était que l’orientation posait problème après insertion. La version de 2016 d’Excel a fixé cette insuffisance. Vous n’avez donc plus à vous tracasser de l’orientation de l’image avec cette version.

Actions rapides à partir de la fonctionnalité  »Rechercher »

Vous n’avez plus à vous déplacer à chaque vers un onglet avant de trouver ses fonctionnalités. Vous pouvez faire une simple recherche en saisissant les mots-clés de la fonctionnalité et y accéder dans des temps records.

Recherche intelligente

Le volet Aperçu ne fait pas que vous proposer des définitions pour vos recherches. Il vous présente aussi des résultats de recherche du web. C’est un peu comme avoir à disposition une fonctionnalité de recherche intelligente.

Equations manuscrites

Face à l’impossibilité d’insérer des équations complexes avec les versions précédentes, la version 2016 d’Excel a intégré une nouvelle fonctionnalité. Elle vous permet d’entrer votre équation de façon manuelle.

Partage simplifié

Vous travaillez en collaboration sur un document et voulez autoriser une autre personne à y avoir accès ? La fonctionnalité Partager désormais sur le ruban, vous permet de le faire.

Historique des modifications

Avec la nouvelle version d’Excel, vous avez la possibilité de retrouver l’historique des modifications apportées sur votre document. Une fois cela fait, vous pouvez choisir de revenir à telle version ou à telle autre. Pour ce faire, vous n’avez qu’à vous rendre dans l’onglet Fichier puis choisir Historique.

Nouveaux thèmes

Vous bénéficiez d’une gamme de nouveaux thèmes avec la dernière version d’Excel. Pour les essayer, rendez-vous dans l’onglet Fichier. Choisissez ensuite Option. Cliquez sur Général et enfin sur Thème Office

Protection contre la perte de données

Fonctionnalité premièrement disponible sur son voisin Outlook, la nouvelle version d’Excel l’a désormais à son actif. Elle vous permet d’effectuer des analyses en temps réel. Cette fonctionnalité demande néanmoins une synchronisation avec votre compte Microsoft.

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Cette formation Excel a pour objectif de vous aider à présenter et à automatiser vos feuilles de calcul. La formation que nous vous offrons est exceptionnelle. En effet, dès votre inscription vous bénéficierez d’un accès illimité et à vie à des outils très convoités qui boosteront vos performances.

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  • maîtriser tous les contours liés à l’interface d’Excel
  • mettre en évidence vos importantes données
  • importer des données
  • créer des pages et gérer vos macros
  • organiser vos feuilles de calcul
  • prendre possession des nouvelles fonctions.

Vous apprendrez également le langage vba, comment utiliser des fonctionnalités pour tripler votre productivité et comment intégrer de nouvelles formules pour la résolution de vos problèmes. Enfin, vous saurez comment générer un système de suivi de vos tâches, gérer des actions automatiques et automatiser entièrement vos feuilles de calculs.

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