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L’utilisation de compte email est l’un des premiers usages faits de l’internet. Cela explique bien le fait que plus de 293 milliards de messages sont envoyés chaque jour dans le monde. Plusieurs messageries facilitent cet environnement de communication. Microsoft Outlook est un gestionnaire d’information personnelle qui joue parfaitement ce rôle. D’ailleurs, il est la deuxième principale messagerie avec plus de 400 millions d’utilisateurs dans le monde. En France, 26 % de la population font confiance à ce logiciel de la suite Microsoft Office. Il est très adapté pour bien gérer et automatiser les emails. Maîtriser cet outil est donc un atout considérable. Cependant, cela nécessite une bonne formation. SF Consulting est un cabinet expérimenté qui vous offre la formation bureautique Outlook pro à distance.

En quoi consiste une formation Outlook pro à distance ?

La première chose à savoir c’est que cette formation se fait à distance. Il n’y a donc pas de cours effectué en présentiel. La formation Outlook pro peut être définie comme étant un e-learning axé sur l’utilisation du Microsoft Outlook.

Qu’est-ce que c’est qu’un Microsoft Outlook ?

Le Microsoft Outlook est un logiciel très utile qui permet de vous organiser. Il est également très efficace dans la gestion des mails. Avec ce logiciel, vous pouvez recevoir ces derniers, les envoyer et même les classer. Il est conseillé à tous ceux qui doivent catégoriser un nombre important de mails. Cela s’explique par le fait que son utilisation permet de retrouver très rapidement un message cherché. Par ailleurs, ce logiciel facilite la gestion des carnets d’adresses (contacts), des tâches et du temps.

Dans une entreprise, il permet de consulter les disponibilités pour une réunion par exemple afin de fixer un rendez-vous. Pour cela, il suffit que le logiciel Outlook soit connecté à la structure. Les usages faits de cette application sont donc divers. Cependant, une bonne formation Outlook doit à la fin permettre aux formés de savoir utiliser toutes ces fonctionnalités. Ainsi, elle doit viser plusieurs objectifs.

Les objectifs par une formation Outlook pro

Une formation Outlook pro a pour principal objectif de faire acquérir aux apprenants une maîtrise parfaite des fonctionnalités Outlook. Spécifiquement, les apprenants doivent être capables :

  • d’appréhender le Microsoft Outlook ;
  • de mieux communiquer grâce à la messagerie et aux contacts ;
  • de gérer efficacement sa boîte aux lettres ;
  • de rendre automatiques le tri et le classement des mails ;
  • d’optimiser la gestion des rendez-vous et de ses activités grâce au calendrier et aux tâches et
  • de partager leur calendrier.

Ainsi, tout individu ayant suivi une telle formation bureautique doit à la fin s’approprier et maîtriser l’utilisation ainsi que la gestion de l’environnement Outlook. Pour cela, la structure formatrice doit disposer d’un personnel adéquat. En addition, il doit disposer de bonnes modalités pour une formation Outlook à distances.

Le personnel adéquat pour une formation Outlook pro à distance

Une entreprise offrant une formation Outlook pro n’a pas plusieurs options en ce qui concerne le choix du personnel. En effet, pour être éligible à fournir ces cours, les formateurs doivent avoir un dossier qui certifie qu’ils sont des experts en bureautique. Cela surtout parce que les modules d’apprentissage sont parfois complexes bien que très instructifs. Par ailleurs, les modules d’une formation Outlook pro à distance se conçoivent par un groupe de trois catégories de personnes. D’abord les spécialistes en didactiques de bureautique, ensuite les experts en psychologie d’apprentissage en ligne et enfin les spécialistes en coaching à distance.

Il est alors indispensable que ce soit des experts en bureautique qui rendent ces modules aux apprenants. Cela permettra à ceux qui suivent la formation de bien assimiler les cours. Cependant, les apprenants doivent aussi avoir des prérequis. Pour une formation Outlook pro, de bonnes connaissances de base sont exigées. Toutefois, si un débutant ou une personne n’ayant aucune notion auparavant souhaite suivre ce cours, il faudrait qu’il commence par la base.

Les bonnes modalités d’enseignements pour une formation Outlook pro à distance

Il existe deux bonnes modalités d’enseignements pour une formation Outlook pro à distance. Une première qui consiste à se faire former en direct par webcam ou par visioconférence. Dans ce cas-ci, la formation est interactive et les apprenants peuvent poser des questions au fur à mesure que le cours se déroule. La deuxième consiste à suivre des vidéos préenregistrées en différentes sessions. Dans ce cas, la formation est unilatérale. Les apprenants peuvent poser des questions, mais seulement après la session.

En plus, pour le faire, ils ont le droit d’envoyer des messages à leur formateur. Cette modalité n’est pas la plus conseillée, mais elle convient très bien aux débutants qui ont un emploi de temps chargé. Ils pourront dès qu’ils ont un bout de temps suivre leur vidéo. Pour ces deux modalités, l’apprenant peut utiliser un smartphone, une tablette, ou son ordinateur (bureautique ou portable). Il doit juste être connecté au bon moment.

Par ailleurs, peu importe la manière dont la formation est suivie, l’utilisation de méthodes pédagogiques est très importante. C’est cela qui détermine la bonne réception du cours par les apprenants. Les formateurs doivent donc faire des coachings personnalisés, des mises en situation et des simulations directes pour faciliter l’apprentissage.

Contenu d’une formation Outlook pro à distance

Toute formation Outlook pro doit suivre un programme basé sur la pratique. Elle couvre généralement tous les niveaux allant des notions basiques à la création de formulaire. Au minimum, elle doit contenir des notions concernant :

  • les principes de base pour une bonne gestion du temps ;
  • les bonnes pratiques comme : comment écrire un objet précis, rédaction de messages clairs et précis, utilisation de l’indicateur de suivi, limitation des copies et des documents attachés
  • comment assigner aux mails une priorité dès réception dans la boîte (classer dans les dossiers) ;
  • la gestion professionnelle de la boîte de réception : méthode BDD (base de données) et la méthode TTC (Toucher, Traiter, Classer) ;
  • la mise en place de règles permettant d’automatiser Outlook de sorte qu’il fasse le travail lui-même dans certains cas ;
  • comment gagner du temps en cas d’une action récurrente ;
  • la personnalisation de Outlook pour une meilleure efficacité ;
  • comment optimiser les réponses aux mails ;
  • comment utiliser les modèles et les quickparts pour gagner du temps dans la rédaction des mails ;
  • le choix des bonnes couleurs pour une bonne organisation de la boîte de réception ;
  • les options avancées d’Outlook pour une efficacité optimale ;
  • l’ensemble des éléments et astuces comme les raccourcis et les claviers les plus utiles.

Voilà autant de notions nécessaires pour une complète formation Outlook pro.

SFConsulting, votre centre de formation en Île-de-France vous permet de faire cette formation

SF Consulting est une entreprise qui, depuis 15 ans, met à la disposition des particuliers et des entreprises des compétences dans le domaine de la formation et du conseil. Elle dispose d’un personnel très qualifié. Cette structure offre une formation de qualité dans la maîtrise du Microsoft Outlook pour tous les niveaux. Les principales fonctionnalités de ce logiciel sont enseignées avec beaucoup de pratique. Il s’agit de la bonne gestion du temps, de la bonne gestion des tâches, de l’utilisation optimale de la messagerie, de l’agenda et du calendrier. La formation Outlook pro de SF Consulting est la meilleure que vous pouvez obtenir à distance. La cerise sur le gâteau c’est que vous pouvez le financer avec un CPF.

Leur formation Outlook pro à distance peut être financée par un CPF

Le CPF désigne le Compte Personnel de Formation. Il s’agit d’un compte qui permet de vous former tout au long de votre carrière. En France, ce compte est approvisionné lorsque vous travaillez. Dès que vous rentrez sur le marché du travail, vous cotisez automatiquement sur votre compte CPF. Une belle somme peut déjà être accumulée sur votre compte dépendamment du nombre d’années de travail que vous avez effectué.

SF Consulting vous permet d’utiliser cette somme pour financer votre formation Outlook pro. Pour utiliser le CPF, il vous suffit de sélectionner la formation et de cliquer sur « mon compte formation ». Ensuite, cliquez sur « s’inscrire à la formation » et suivez les instructions qui seront données.

SF Consulting utilise la certification TOSA

La certification TOSA est spécifique aux logiciels. Elle permet d’attester le niveau de maîtrise après chaque formation dans ce domaine. Elle est utilisée pour les logiciels Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Access, VBA, Photoshop, InDesign et Digital. Cette certification est une référence en matière de preuve de capacité.

En réalité, c’est cet outil (tosa) qu’utilise SF Consulting pour analyser et attester la progression de ses apprenants. Cette certification délivre un score allant de 1 à 1000 en fonction du niveau de maîtrise acquérir à chaque modalité d’apprentissage. Les apprenants ont ainsi la possibilité d’augmenter leurs scores au niveau de chaque modalité. Vous l’aurez remarqué, le perfectionnement est de rigueur chez SF Consulting.

En résumé, le Microsoft Outlook est un logiciel révolutionnaire de plus en plus utilisé dans le milieu professionnel. Pour maîtriser son utilisation, une formation professionnelle est nécessaire. Cette dernière doit remplir plusieurs conditions pour être considérée comme une formation de qualité. Par ailleurs, en ce qui concerne le contenu, elle doit être irréprochable. Aussi, la structure offrant cette formation doit avoir un personnel compétent ce qui ne manque pas chez SF Consulting. L’entreprise remplit tous les critères nécessaires pour satisfaire ce besoin en formation. D’ailleurs, ils ont de l’expérience dans le domaine.

Si vous suivez une formation Outlook pro à distance chez SF Consulting, vous pourrez à la fin bien gérer votre temps, vos priorités, vos projets, etc. Vous serez bien aguerri pour une maîtrise optimale des fonctionnalités Outlook.